የኢንፎርሜሽን ሲስተም ዋና ዋና ክፍሎች የምንላቸው የኮምፒተር ሃርድዌር እና ሶፍትዌሮች ፣ ቴሌኮሙኒኬሽን ፣ የተደራጀ የመረጃ ቋት (Database) እና የመረጃ ማከማቻዎች ፣ የሰው ሀብቶች እና መመሪያዎች ናቸው። ሃርድዌር፣ ሶፍትዌር እና ቴሌኮሙኒኬሽን የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂን (IT) ሲመሰርቱ፣ እሱም አሁን በድርጅቶች አሰራር በአስተዳደር ስር ሆኗል።
1. የኮምፒውተር ሃርድዌር (Computer Hardware)
ዛሬ በዓለም ዙሪያ ትንንሾቹ ድርጅቶች፣እንዲሁም ብዙ አባወራዎች ኮምፒውተሮችን የያዙ ወይም የሚገለገሉ ናቸው። ግለሰቦች በስማርት ፎኖች፣ ታብሌቶች እና ሌሎች መሳሪያዎች መልክ የበርካታ ኮምፒውተሮች ባለቤት የሆኑበት ዘመን ነው። ትላልቅ ድርጅቶች በመረጃ ማእከላት ውስጥ ከሚገኙ ሁለት እና ከዚያ በላይ ማቀነባበሪያዎችን ትይዩ ፕሮሰሲንግ ሰርቨሮች ጀምሮ እስከ የተበታተኑ የግል ኮምፒውተሮች እና ተንቀሳቃሽ መሳሪያዎች ከድርጅታዊ የመረጃ ስርዓቶች ጋር የተዋሃዱ የተከፋፈሉ የኮምፒውተር ሲስተሞችን ይጠቀማሉ።
ሴንሰሮችን በመጠቀም ነገሮችን፣ አካላዊ ይዘት ያለቸውና ባዮሎጂካል አከባቢዎች በስፋት በማፈላለግ፣ በመለካት፣ በመጠቆም፣ በመመዝገብ፣ በለሌለም መልኩ ምላሽ በመስጠት መረጃን ለመሰብሰብ አንቀሳቃሾች በመባል በሚታወቁ መሳሪያዎች ቁጥጥር በማድረግ ሚከውኑ የቴክኖሎጂ አካሎች ናቸው። ሴንሰሮች አንቀሳቃሾች (actuators) በሚባሉ መቆጣጠሪያዎች ተግባራቸውን ይከውናሉ።
ለኢንፎርሜሽን ሲስተም ከመሰረታዊ የኮምፒውተር መሳሪያዎች አንስቶ እንደ (magnatic or solid -state storage disks) ማከማቻ ዲስኮች ጨምሮ፣ የመረጃን ማስገባት እና ማስወጣት ሂደት የሚያገለገሉ መሳሪያዎችን እና የቴሌኮሙኒኬሽን ማርሽ (gear) ካሉ ተጓዳኝ መሳሪያዎች ጋር እነዚህ የመረጃ ስርዓቶች የሚከውኑት በሃርድዌሮች አማክኝነት ነው።
2. የኮምፒውተር ሶፍትዌር (Computer Software)
የኮምፒውተር ሶፍትዌር በሁለት ሰፊ ክፍሎች ይከፈላል፡-
የስርዓት ሶፍትዌር (System/Operating Software) እና የመተግበሪያ ሶፍትዌር (Application Software)
2.2. የመተግበሪያ ሶፍትዌር (Application Software)፡- ለተጠቃሚዎች ውስን ተግባራትን ለማስተናገድ የተነደፉ ፕሮግራሞች ናቸው። የስልክኮች /የስማርትፎን አፕሊኬሽኖች ለግለሰቦች የመረጃ ስርዓቶችን በቀላሉ የሚያገኙበት የተለመደ መንገድ ሆነዋል። ለምሳሌ ያህል፡- የተወሰኑ ተገባሮቸን የሚያሒዱ፣ እቅዶችን ለመንደፍ፣ ሂሳቦችን መስሪያ፣ መረጃዎችን መደርደሪያ፣ ለጽሁፍ ለማቀነባበር፣ ለአገልግሎት አቅራቢ ድርጅቶች ልዩ የሆኑ አገልግሎቶችን የሚከውን፡ ጥቅሎችን ለመከታተል፣ ክፍያዎችን ለመፈጸም፣ መረጃዎችን ማእከላው በሆነ መንገድ ድር (Web) ለመሰደር እና ሌሎቸን ተግባሮች ይተገብራል።
3. ቴሌኮሙኒኬሽን (Telecommunication)
ቴሌኮሙኒኬሽን የኮምፒዩተር ሲስተሞችን እና ተንቀሳቃሽ እና ተለባሽ መሳሪያዎችን ለማገናኘት እና መረጃን ለማስተላለፍ ጥቅም ላይ ይውላል። ግንኙነቶች በገመድ ወይም በገመድ አልባ ሚዲያ በኩል ይመሰረታሉ። ባለገመድ ቴክኖሎጂዎች ኮአክሲያል ኬብል (Coaxial Cable) እና ፋይበር ኦፕቲክስን (Fiber Optics) በመጠቀም ይሰራሉ ይሰራሉ። በዋነኛነት በማይክሮዌቭ (Microwave) እና በሬዲዮ ሞገዶች (Radio Frequency) ስርጭት ላይ የተመሰረቱ ሲሆን፣ የሞባይል አገልግሎትም በገመድ አልባ ቴክኖሎጂ መሰረት ይወቀራል።
ሰፊ የመረጃ ሥርዓቶች የተለያዩ የኮምፒዩተር መሳሪያዎች ውስጥ ከአካላዊ ቁሶችና ጋር ተፈጥረዋል። ለምሳሌ እንደ ራዲዮ ፍሪኩዌንሲ መለያ መሳሪያዎች (RFIDs) ያሉ ዳሳሾች (Sensors) በአቅርቦት ሰንሰለት ውስጥ ከሚንቀሳቀሱ ምርቶች ጋር በማያያዝ ቦታቸውን መከታተል እና ያሉበትን ሁኔታ መከታተል ይችላሉ። ከበይነመረቡ ጋር የተዋሃዱ የገመድ አልባ ሴንሰሮች ፣ ከፍተኛ ምርታማነትን ለመፈለግ ወይም አካባቢን ለመከታተል የሚያገለግሉ ከፍተኛ መጠን ያላቸውን መረጃዎች ያዘጋጃሉ።
እንደ ድርጅት ፍላጎት የተለያዩ የኮምፒዩተር አውታር ውቅሮች ሊኖሩ ይችላሉ።
- የአካባቢ አውታረ መረቦች (Local Area Networks LANs) በአንድ የተወሰነ ጣቢያ ላይ ኮምፒውተሮችን ያገናኛሉ፣ ለምሳሌ የቢሮ ህንፃ ወይም የአካዳሚክ ካምፓስ።
- የሜትሮፖሊታን አካባቢ ኔትወርኮች (Metropolitan Area Networks – MANs) የተገደበ ህዝብ የሚኖርበትን አካባቢ የሚሸፍኑ ሲሆን የ”ስማርት ከተሞች” ኤሌክትሮኒክስ መሠረተ ልማት የተበራከተባቸው ከባቢ።
- ሰፊ አካባቢ ኔትወርኮች (Wide Area Networks – WANs) በስፋት የሚሰራጩ የመረጃ ማዕከሎችን ያገናኛሉ፣ በተደጋጋሚ በተለያዩ ድርጅቶች የሚተዳደሩ ናቸው።
- የአቻ ለአቻ (Peer-to-Peer) አውታረ መረቦች፣ ባልተማከለ ቁጥጥር፣ ሰፊ ይዘትን መጋራት ያስችላሉ። በሁሉም አህጉር የሚገኙ በቢሊዮን የሚቆጠሩ ኮምፒውተሮችን የሚያገናኝ የአውታረ የመረቦች መረብ ነው። በኔትወርክ ተጠቃሚዎች የመረጃ ሃብቶችን እንደ ትልቅ ዳታቤዝ ይይዛል እና ሌሎች ግለሰቦች እንደ የስራ ባልደረቦች፣ ደንበኞች፣ ጓደኞች ወይም ሙያዊ ወይም የግል ጥቅሞቻቸውን የሚጋሩ ሰዎችን ያገኛሉ።
የኢንተርኔት አይነት አገልግሎቶችን በድርጅት ውስጥ እና በብቸኛ አጠቃቀሙ በተለያዩ አሳሽ ሊደረስባቸው በሚችሉ (Intranets) የተለያዩ መፈለጊያዎች ሊቀርብ ይችላል። ለምሳሌ፣ አንድ ኢንተርኔት ወደ የጋራ ኮርፖሬት ሰነድ መሠረት እንደ የመዳረሻ ፖርታል ሊሰማራ ይችላል። ከንግድ አጋሮች ጋር በኢንተርኔት በግል እና ደህንነቱ በተጠበቀ መንገድ ለመገናኘት ኤክስትራኔትስ (Extranets) መልእክቶቹን ሚስጥራ ቨርቹዋል ግል ኔትወርኮች (Vertual Private Network – VPNs) እየተባሉ ይቋቋማሉ ይችላሉ።
ዳሳሾች (Sensors) እና አንቀሳቃሾች (actuators) በአካላዊ ካባቢ በሰፊው ተሰራጭተው እንደ አሲድነት ያለው ነገርችን አንድ ካሬ ያርድ እርቀት በመጓዝ፣ የተሽከርካሪ የመንዳት ፍጥነት ወይም የአንድ ግለሰብን የደም ግፊት ያሉ መረጃዎችን በማቅረብ ላይ የተዋጣላቸው ሆነዋል አንድ ትልቅ “ኢንተርኔት ነገሮች” ለማዋሀድ ችለዋል። የዚህ አይነት መረጃ መገኘት አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ ፈጣን ምላሽ እና እንዲሁም የተጠራቀመውን ግዙፍ መረጃ በማቀናበር ላይ የተመሰረተ ዘላቂ ውሳኔ ለመስጠት ያስችላል።
ሰፊ የኔትዎርክ መሠረተ ልማት ባደገ ቁጥር የተለያዩ አገልግሎቶችን በአንድ የጋራ ስሌት (Cloud computing) እያደገ የመጣውን እንቅስቃሴ በመደገፍ፣ የመረጃ-ሥርዓት ሃብት በበርካታ ኩባንያዎች መካከል እንዲጋራ፣ ይህም የመረጃ ማዕከሎችን በመጠቀም የአጠቃቀም ቅልጥፍና እና ነፃነትን ያመጣል። በሶፍትዌር የተበየነ ኔትዎርኪንግ የቴሌኮሙኒኬሽን ኔትወርኮችን ከስልተ ቀመሮች (Algorithms) ጋር በመዋሃድ ለትክክለኛ ጊዜ ፍላጎቶች እና የግብአት አቅርቦቶች ምላሽ የሚሰጥ ይሆናል።
4. የመረጃ ቋቶች እና የመረጃ ማከማቻዎች (Database and Data Warehouses)
ብዙ የመረጃ ሥርዓቶች በዋነኛነት በመረጃ ቋቶች ውስጥ ለተከማቹ መረጃዎች የመላኪያ ተሽከርካሪዎች ናቸው። ዳታቤዝ የተለያዩ መስፈርቶችን ለማሟላት የተናጠል መዝገቦችን ወይም የቡድን መዝገቦችን ማግኘት እንዲቻል የተደራጁ እርስ በርስ የተያያዙ መረጃዎች ስብስብ ነው። የተለመዱ የመረጃቋቶች ለምሳሌዎች የሰራተኛ መዝገቦችን እና የምርት ካታሎጎችን ያካትታሉ። የመረጃ ቋቶች የድርጅት ሥራዎችን እና የአስተዳደር ተግባራትን ያግዛሉ ይደግፋሉ። የመረጃ መጋዘኖች አዳዲስ ምርቶችን ለማምረት እና ለገበያ ለማቅረብ፣ ነባሮቹን ደንበኞች በተሻለ ሁኔታ ለማገልገል ወይም አዳዲስ ደንበኞችን ለማግኘት የሚቻለውን በጊዜ ሂደት የሚሰበሰቡትን የማህደር መረጃ ይይዛሉ። አንድን ነገር በክሬዲት ካርድ የገዛ ሰው በአካል፣ በፖስታ ወይም በድር ላይ እንደዚህ ባሉ የመረጃ ስብስቦች ውስጥ ይካተታል።
- በቁጥር፣ ወይም በተዋቀረ፣ እንዲሁም በድህረ-ገጽ ላይ በብዛት የሚሰበሰቡትን የጽሑፍ መረጃዎችን በብዛት መሰብሰብ እና ማቀናበር “ትልቅ ዳታ” በመባል ወደሚታወቅ ሰፊ አለም ፈጥሯል። በትልቁ መረጃ በተንጸባረቁት እውነታዎች ላይ ከተደረጉ ውሳኔዎች ብዙ ጥቅሞች ሊያስገኙ ይችላሉ።
ለምሳሌ፡- በማስረጃ ላይ የተመሰረተ ስለ መድሃኒት፣ የኢኮኖሚ ሀብት ውጤት ብክነትን በማስወገድ እና በተጠቃሚ ፍላጎት ላይ የተመሰረተ የአዳዲስ ምርቶች ምክሮች (እንደ መጽሃፍቶች ወይም ፊልሞች) ያካትታሉ። ትልቅ ውሂብ የንግድ፣ የጥናትና ምርምር፣ የተለያዩ የፈጠራ ሞዴሎችንም ያስገኛ። ለምሳሌ አንድ የንግድ ድርጅት የሸቀጦችን ዋጋ የሚሰበስበው በአለም ዙሪያ በሚገኙ ስማርት ፎኖች በማሰባሰብ (ከብዙ ገለልተኛ ግለሰቦች በመሰብሰብ) ነው። የተዋሃደ መረጃው ቀደም ሲል ከነበረው የዋጋ እንቅስቃሴ የበለጠ ምላሽ ሰጭ ውሳኔዎችን በማንሳት ቀዳሚ መረጃን ያቀርባል።
የጽሑፍ መረጃን ማካሄድ እንደ ግምገማዎች እና በማህበራዊ አውታረ መረቦች፣ ብሎጎች እና የውይይት ሰሌዳዎች ላይ በግለሰቦች የተገለጹ አስተያየቶች ለገበያ፣ ለተወዳዳሪዎች እውቀት፣ ለአዲስ ምርት ልማት እና ለሌሎች የውሳኔ ሰጭ ዓላማዎች ፈጣንና የተቀላጠፈ የሆነ የስሜት ትንተና ይሰጣል።
5. የሰው ኃይል እና ሂደቶች (Human Resources and Procedures)
ብቃት ያላቸው ሰዎች የማንኛውም የመረጃ ሥርዓት ወሳኝ አካል ናቸው። ቴክኒካል ሰራተኞች የእድገት እና ኦፕሬሽን ስራ አስኪያጆችን፣ የንግድ ተንታኞችን፣ የስርዓት ተንታኞችን እና ዲዛይነሮችን፣ የውሂብ ቋት አስተዳዳሪዎችን፣ ፕሮግራመሮችን፣ የኮምፒውተር ደህንነት ባለሙያዎችን እና የኮምፒውተር ኦፕሬተሮችን ያካትታሉ። በተጨማሪም በድርጅት ውስጥ ያሉ ሁሉም ሰራተኞች የመረጃ ስርዓቶችን አቅም በተቻለ መጠን ሙሉ በሙሉ እንዲጠቀሙ ስልጠና ሊሰጣቸው ይገባል። በዓለም ዙሪያ ያሉ በቢሊዮን የሚቆጠሩ ሰዎች ድሩን ሲጠቀሙ ስለ የመረጃ ሥርዓቶች እየተማሩ ነው።
የኢንፎርሜሽን ስርዓትን የመጠቀም፣ የመተግበር እና የማቆየት ሂደቶች የሰነዶቹ አካል ናቸው። ለምሳሌ የደመወዝ ክፍያ ፕሮግራምን ለማካሄድ፣ መቼ እንደሚያስኬድ፣ ማን እንዲሰራ የተፈቀደለት እና ውጤቱን የማግኘት እድል እንዳለው ጨምሮ የአሰራር ሂደቶችን ማዘጋጀት ያስፈልጋል። በራስ ገዝ የኮምፒዩተር አነሳሽነት፣ የመረጃ ማእከሎች ከጊዜ ወደ ጊዜ በራስ ሰር የሚሰሩ ናቸው፣ አሰራሮቹ እነዚያን ማዕከላት በሚቆጣጠረው ሶፍትዌር ውስጥ ተካትተዋል።
